私の断捨離の方法 書類編!会社の購買部で「文書管理責任者」をしていた私が教えよう!

こんにちは。今回の記事は「書類の断捨離」のお話です。気がつけば部屋には書類であふれていませんか?デジタル化が進んでいる今の時代でも、紙の書類は減りません。

数年前正社員していた時、私は部署の「文書管理責任者」をしていました。会社の内部統制の仕組みで部署に一人選任される仕組みでした。会社はデジタルWEBの「文書管理システム」で管理していました。その仕組みを「プライベートの書類の断捨離にも活用できるのでは?」と考えたのが今回の記事になります。書類の整理整頓、断捨離に悩んでいる方のヒントになれば幸いです。

目次

書類の断捨離は整理整頓、グループ分けからスタート

会社の文書管理をしていた時といっしょです。会社で文書管理責任者していた時は部署のペーパー文書の再整理から始まりです。会社では、契約書、稟議書類、サンプル品、業務書類等です。その後会社で決められた保存期間、法的な保存期間ごとに重要度を分けていきます。

グループ分け⇒保存期間分け の流れになります。

それでは個人の書類を断捨離してみましょう!

一般的な個人、家庭でも書類の種類はそんなに変わりません。保存しなければならない書類の条件は、再発行できない書類たちです。それではみてみましょう。

【保存書類のリスト】
年金関係書類   年金手帳、年金定期便
マイナンバー関係
保険関係書類   生命保険、火災保険などの「保険証券」
保証書関係    家電、パソコン等の修理保証書
契約書関係    土地、賃貸、駐車場
納税書類関係    医療費の領収書
確定申告関係             生命保険、イデコ等個人型確定拠出年金払込証明書
資格証明書類

【捨てる書類のリスト】
取扱説明書⇒今まで購入した時以外読み返しましたか?
給与明細⇒見直しませんよね。年末になれば源泉徴収票が発行されますので意味なし。
ダイレクトメール⇒クーポンだけ取っておくのがいいです。
クレジットカード明細⇒ネットで確認出来ます。ネット明細に切り替えましょう。
銀行通帳⇒これも今の時代ネット通帳があります。切り替えでOK。

その他の書類は書けばきりがありませんがまず捨てても大丈夫です。そもそも書類の主な用途は「報告」です。会社も個人も同じです。報告は基本内容を確認、読めばすぐ捨てる書類です。それが仕事の机、プライベート個人でもうず高く積まれてしまうのは、みんな「内容を忘れてしまうのが怖いため」です。しかし報告内容を忘れていても個人ではそんなに困ったことはないのではありませんか?それが答えです。高度にIT化、電子化された現代の日本では紙の文書は、今後はますます無くなっていくでしょう。本当の理想は、法的に保管義務がある書類だけ保管するのが理想です。

次に保存期間の確認・設定を

残した保存書類は永久保存の必要があるものだけ残るのが理想です。しかし家電の修理保証書などは保証期間があります。期間を決めて保管します。

個人の断捨離で書類の自炊(電子化)は必要なし!

契約書をスキャンして電子化をして保管する方法は、企業、会社での文書管理では一般化されています。原本を読みたいときは、PDFスキャンされた契約書を各個人がパソコンで文書管理システムにアクセスして読むという仕組みです。しかし私は「プライベートでは書類の自炊(電子化)は必要ない」という考えです。
例えば、家電の取扱説明書をわざわざスキャンしてデータ保存する手間とスキャンする機器の購入費用を考えれば・・・。ムダでしょう。
取扱説明書などは各メーカーのホームページでも掲載されています。電子化する意味がありません。

私は保存書類はバンカーズボックスにまとめて保管です

バンカーズボックスって何?と思われた方はこちらに写真を掲載しておきます。
▼バンカーズボックスで代名詞のフェローズを使用。
⇒ フェローズ バンカーズボックス 703ボックス A4ファイル用 黒 3枚パック 対荷重30kg

色も3色(赤・青・黒)とあります。よく海外の映画などで使用されています。見たこともある人は多いのではないでしょうか。海外の物ですので日本規格のA4書類など余裕で入ります。映画の中で「リストラされて机の自分の書類を整理して持ち帰る」場面でよく使われますね。手持ちがついて丈夫なのがいいです。

整理が苦手な人はとりあえず、フアイルに項目別にまとめて、入れておいても問題ないです。バンカーズボックスに入れた書類は重要と意識しておけば個人の生活、断捨離では問題ないです。

バンカーズボックスひと箱に必ず収まります。

バンカーズボックスの中をクリアーファイルで書類を重要度別に管理する

具体的に私のバンカーズボックスの中身を紹介します。

手順1 クリアーファイルを用意する。

カラー色つきのファアイルがベストです。色で中身の重要度を決めています。私は

赤色クリアーファイル⇒最重要書類
黄色クリアーファイル⇒重要書類
その他の色のクリアーファイル⇒それなりに重要

こんな感じで色分けしてクリアーファイルに入れてあります。

年金関係書類   ⇒赤色クリアーファイル
マイナンバー関係 ⇒赤色クリアーファイル
保険関係書類   ⇒黄色クリアーファイル
保証書関係    ⇒青色クリアーファイル
契約書関係    ⇒青色クリアーファイル
納税書類関係    ⇒黄色クリアーファイル
確定申告関係             ⇒赤色クリアーファイル
資格証明書類    ⇒青色クリアーファイル

クリアーファイルは劣化がしにくいので長期保管するためのファイルとしては最適です。クリアーファイルノートで保管することも考えましたが、私はバンカーズボックスをおすすめします。理由は書類以外の保管にも併用できるからです。

断捨離で個人情報の書類・メモを捨てるにはシュレッターの必要はなし!

これもシュレッダーでわざわざ粉砕して捨てる必要はありません。ゴミ捨て場からわざわざ私の個人情報を狙って盗みにく人がいるとは思えません。会社では当然、シュレッターを使うのが常識です。でも個人ではそこまでする必要はないです。それこそシュレッターを買うお金とシュレッターをする時間の無駄です。どうしても気になる人はゴミ収集車の車が来るのを待って自分でゴミ収集車に放り込めば安心です。ゴミ収集車で粉砕されるのを確認するのが間違いなく安心出来ます。

必要なアイデアメモは手帳へ書き写す。アナログでよし!

私はメモ癖があります。ちょつとした気になった事はメモを取ります。そこで後から気になる事を調べたりしています。そんなメモの残骸が机にちらかっています。重要な物は手帳に写して捨ててます。写メをとる人もいるようですが、手帳に書き写すだけでいいんじゃない、が私の考えです。写メをとるとスマートフォンの容量が減るだけと思います。

まとめ

こおまでお読みいただいてありがとうございます。書類の断捨離を考えると「そもそもなぜこんなに書類が多いんだろうと考えちゃいますね。ダイレクトメールも気が付けばたまってしまいます。不要な書類はその場でゴミ箱に捨てるということが書類の断捨離のコツです。
今回の記事があなたの書類の断捨離のヒントになれば幸いです。

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▼あとこちらの記事で私のやった断捨離の考え方・方法をまとめました
⇒【保存版】自分だけの断捨離の設計図の書き方!人生がストレスフリーになるたった一つの方法

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